Privacy Policy

Last update: Feb 22, 2024

At LILI.AI, protecting your personal data is a priority.

When you use the https://lili.ai/ website (the “Platform”) and as part of the management of our contractual relations with our customers, we are required to collect personal data about you.

The purpose of this policy is to inform you about the ways in which we process this data in compliance with Regulation (EU) 2016/679 of April 27, 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (the “RGPD”) and Law No. 78-17 of January 6, 1978 relating to data processing, files and freedoms (together the “Applicable Regulations”).

1 – Who is the data controller?

When you browse our Platform and in the context of managing our contractual relations with our customers, the data controller is LILI.AI, a simplified joint stock company with a single shareholder, registered in the Meaux Trade and Companies Register under no. 820 982 627, with its registered office at 2 B Rue Alfred Nobel 77420 Champs-Sur-Marne (“We”).

On the other hand, when our customers use our services, we collect and process personal data on their behalf and for their account. Our customers are therefore responsible for data processing in accordance with Article 4 of the RGPD. We act as a subcontractor, as a service provider.

2 – What data do we collect?

Personal data is data that makes it possible to identify an individual directly or by cross-referencing with other data. We collect personal data in the following categories:

Identification data (surname, first name, e-mail address);
Data relating to your professional life (company name, CV, position/function, LinkedIn URL);
Browsing data (IP address, pages viewed, date and time of connection, browser used, operating system, user ID, MAID);
Any information you wish to send us as part of your contact request.

Mandatory data are indicated when you provide us with your data. They are indicated by any means.

3 – On what legal grounds, for what purposes and for how long do we store your personal data?

In accordance with current Legislation, the processing of your personal data is based on at least one of the following legal grounds: the proper performance of the contractual relationship between you and us or the performance of pre-contractual measures at your request; compliance with applicable Legislation; our legitimate interest in collecting your opinion on the services offered by our Platform; our legitimate interest in responding to your requests and our legitimate interest in responding to promote our business.

In the context of the performance of the contract you or your company have entered into with Us, we use your personal data as data controller for the following purposes:
– To respond to your request for a demonstration
– To carry out operations relating to the management of our customers concerning contracts, orders, estimates and invoices, and to ensure the follow-up of the contractual relationship with our customers.- Build a file of customers and prospects
– Manage your opinions on the services offered by our Platform
– Compile statistics (on browsing, performance, Platform audience, etc.) and improve the Platform’s functionalities by depositing audience measurement cookies.
– Respond to your requests for information
– Processing applications and managing interviews (pre-selecting candidates, making contact to assess the candidate’s suitability for the position, finalizing the recruitment process)
– Creation of a CV database
– Manage requests to exercise rights

Your data will be kept for no longer than is necessary for the purposes set out in this policy.

If your data is no longer required for the purposes set out in this policy, it will be systematically deleted, unless it is necessary to keep it longer:

– to ensure compliance with legal, accounting and tax retention obligations, i.e. 10 years ;
– to preserve evidence during the applicable statute of limitations, i.e. 5 years;
– for commercial prospecting purposes, i.e. 3 years from the end of our commercial relationship with you or from our last contact with you.

4 – Who will receive your data?

The following will have access to your personal data:

  • Our company staff;
  • Our subcontractors: hosting service provider, audience measurement and analysis service provider, e-mail service provider, cookie management tool;
  • Where applicable: public and private bodies, exclusively to meet our legal obligations.
5 – What are your rights regarding your data?

You have the following rights with regard to your personal data:

  • Right to information: this is precisely why we have drawn up this policy. This right is provided for in Articles 13 and 14 of the RGPD.
  • Right of access: you have the right to access all your personal data at any time, under Article 15 of the RGPD.
  • Right of rectification: you have the right to rectify inaccurate, incomplete or obsolete personal data at any time pursuant to Article 16 of the GDPR.
  • Right to limitation: you have the right to obtain the limitation of the processing of your personal data in certain cases defined in Article 18 of the GDPR.
  • Right to erasure: you have the right to demand that your personal data be erased, and to prohibit any future collection on the grounds set out in Article 17 of the GDPR.
  • Right to lodge a complaint with a competent supervisory authority (in France, the CNIL), if you consider that the processing of your personal data constitutes a breach of the applicable texts, in accordance with Article 77 of the RGPD.
  • Right to define directives relating to the retention, deletion and communication of your personal data after your death.
  • Right to withdraw your consent at any time: for purposes based on consent, Article 7 of the RGPD states that you may withdraw your consent at any time. This withdrawal will not call into question the legality of the processing carried out prior to the withdrawal.
  • Right to portability: under certain conditions specified in Article 20 of the RGPD, you have the right to receive the personal data you have provided to us in a standard machine-readable format and to demand its transfer to the recipient of your choice.
  • Right to object: under Article 21 of the RGPD, you have the right to object to the processing of your personal data. Please note, however, that we may continue to process them despite this objection, for legitimate reasons or the defense of legal rights.
 

You can exercise these rights by writing to us using the contact details below. We may ask you to provide additional information or documents to prove your identity.

6 – Is your data likely to be transferred outside the European Union?

Your data is kept and stored on OVH servers, located in the European Union, for the duration of processing.

7 – What cookies do we use?

To find out more about cookie management, please consult our Cookie Policy.

8 – Contact point to exercise your rights

Contact email: legal@lili.ai

Contact address: 2B Rue Alfred Nobel 77420 Champs-Sur-Marne

9 – Changes

We may modify this policy at any time, in particular in order to comply with any regulatory, legal, editorial or technical developments. These modifications will apply as of the effective date of the modified version. You are therefore invited to consult the latest version of this policy on a regular basis. Nevertheless, we will keep you informed of any significant changes to this privacy policy.


 

Politique de confidentialité

Màj le 22/02/2024
 

Chez LILI.AI, la protection de vos données personnelles est une priorité.

La présente politique décrit les traitements de données mis en œuvre par la société LILI.AI, société au capital de 10770.54 €, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de MEAUX, sous le numéro 820 982 627, dont le siège social se trouve au 2 B Rue Alfred Nobel, 77420 Champs-sur-Marne (ci-après “LILI.AI”), dans le cadre de l’utilisation du site Internet https://lili.ai/ (le « Plateforme ») et des services fournis à nos clients.

  1. Quel est l’objectif de la Politique sur la protection des données personnelles ?

Le but de cette politique est de vous informer sur les modalités selon lesquelles LILI.AI traite vos données en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD ») et la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ensemble la « Règlementation Applicable »).

Pour les besoins des présentes, les « données personnelles » ou « données à caractère personnel », « sous-traitant », « responsable de traitement » et « traitement » ont le sens défini à l’article 4 du RGPD.

Dans le cadre des présentes,

  • le « Site Internet » désigne le site internet accessible depuis l’adresse https://lili.ai/,
  • « l’Outil » désigne l’outil d’analyse de documentation basé sur l’IA mis à disposition de ses clients par LILI.AI.
  •  

2 – Qui est le responsable de traitement ?

Lors de votre navigation sur notre Site Internet et dans le cadre de la gestion de nos relations contractuelles avec nos clients, LILI.AI agit en qualité de responsable de traitement

LILI.AI agit en qualité de sous-traitant de ses clients, responsables de traitement, lorsque ceux-ci utilisent ses services accessibles depuis l’Outil.

3 – Quelles données collectons-nous ? Sur quelles bases légales, pour quels objectifs et pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

3.1. LILI.AI est responsable de traitement

3.1.1 Nature des principaux traitements fournis en qualité de responsable de traitement et bases légales applicables :

FINALITE

NATURE DES DONNEES

BASE LEGALE

DUREE DE CONSERVATION

Gestion et démarchage des prospects

Nom
Prénoms
Fonction
Informations de contact de l’employeur
Coordonnées professionnelles (email/ téléphone/ nom de l’employeur/ adresse)
Contenu des échanges (emails, notes de réunion, etc.)

Consentement Intérêt légitime

3 ans après le dernier contact

Gestion des demandes de contact

Nom, prénoms
Fonction / employeur
Contenu de la demande

Consentement

3 ans après le dernier contact

Gestion des relations avec les clients

Nom

Prénoms

Fonction

Informations de contact de l’employeur

Coordonnées professionnelles (email/ téléphone/ nom de l’employeur/ adresse)

Contenu des échanges (emails, notes de réunion, etc.)

Contrat / mesures précontractuelles

Durée du contrat + 3 mois

Gestion des relations avec les prestataires et les fournisseurs

Nom

Prénoms

Fonction

Informations de contact de l’employeur

Coordonnées professionnelles (email/ téléphone/ nom de l’employeur/ adresse)

Contenu des échanges (emails, notes de réunion, etc.)

Contrat / mesures précontractuelles

Durée du contrat

Analyse statistique de l’utilisation de la solution en vue de son amélioration

Résultats des analyses et difficultés remontées par les Utilisateurs

intérêt légitime

Données anonymisées

Gestion des demandes d’exercice de droits

Nom

Prénoms

Coordonnées (email, téléphone, adresse personnelle)

Eléments transmis, preuve d’identité

Toutes les données collectées sur la personne concernée.

Obligations légales et réglementaires

Durée nécessaire au traitement de la demande

Traitement des candidatures

Etat civil (civilité, nom, prénoms, date de naissance)

Coordonnées (email, téléphone, adresse personnelle)

CV/ lettre de motivation

Situation professionnelle

Scolarité

Formation

Photographie

Contrat/ mesures précontractuelles

2 ans

3.1.2. Destinataires des données traitées par LILI.AI en qualité de responsable de traitement

Seules ont accès aux données traitées,

  • Les équipes commerciales de LILI.AI pour les traitements liés à la gestion des relations commerciales ;
  • Les équipes de développeur pour les traitements statistiques ;
  • Les équipes RH pour le recrutement.

Nos sous-traitants : prestataire d’hébergement, prestataires de mesure et d’analyse d’audience, prestataire de messagerie électronique, outil de gestion des cookies, sont également successibles d’avoir accès à vos données dans le cadre de la sous-traitance.

Vos données ne sont en aucun cas communiquées ou cédées à des tiers.

3.2. LILI.AI est sous-traitant

3.2.1 Nature des principaux traitements fournis en qualité de responsable de traitement et bases légales applicables :

FINALITE

NATURE DES DONNEES

DUREE DE CONSERVATION

Liste des Utilisateurs autorisés à se connecter au Dashboard

Nom

Prénoms

Fonction

Informations de contact de l’employeur

Coordonnées professionnelles (email/ téléphone/ nom de l’employeur/ adresse)

Durée du contrat

Recueil du consentement des Utilisateurs

Nom

Prénoms

Fonction

Informations de contact de l’employeur

Coordonnées professionnelles (email/ téléphone/ nom de l’employeur/ adresse)

Date de recueil du consentement

Tant que l’Utilisateur n’a pas retiré son consentement et jusqu’à la fin du contrat

Gestion de la création et suivi de l’utilisation des comptes utilisateurs

Email

État civil (nom, prénoms, date de naissance)

Adresse professionnelle (numéro de téléphone fixe et mobile, adresse postale)

Civilité

Mot de passe

Date de création du compte

Historique des actions et des connexions

Historique des filtres sélectionnés

Durée du contrat

Préfiltrage des contenus

Contenus des emails remis dans les supports de stockage

Durée du contrat

Stockage / Hébergement des données à auditer

Contenu remis par le client

Durée du contrat

Analyse des données auditées

Historique et résultat des recherches (contenu des emails remontés)

Durée du contrat

Support

Nom, prénom

Email de contact

Contenu du message

Nature de la difficulté/ du bug

Données partagées lors de la demande de support

1 an

3.2.2. Destinataires des données traitées par LILI.AI en qualité de sous-traitant

L’analyse des données auditées est effectuée par les salariés et consultants du client.

Les services techniques (support) sont fournis par les équipes techniques de LILI.AI.

Les services qui relèvent de la mise en place de l’accès du client à l’Outil sont de la compétence des équipes commerciales.

3.2.3 Obligations de LILI.AI en qualité de sous-traitant

LILI.AI s’engage à :

  • Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance ;
  • Traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement figurant en annexe du contrat qui les lie. Si LILI.AI considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, elle en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si LILI.AI est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel elle est soumise, LILI.AI doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ;
  • Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre des missions qui lui sont confiées ;
  • Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel :

s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;

reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;

  • prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.

4 – Quels sont vos droits sur vos données ?

Vous disposez des droits suivants s’agissant de vos données personnelles :

  • Droit à l’information : c’est justement la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente politique. Ce droit est prévu par les articles 13 et 14 du RGPD.
  • Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données personnelles, en vertu de l’article 15 du RGPD.
  • Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes conformément à l’article 16 du RGPD
  • Droit à la limitation : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l’article 18 du RGPD.
  • Droit à l’effacement : vous avez le droit d’exiger que vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future.
  • Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables, conformément à l’article 77 du RGPD.
  • Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre mort.
  • Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l’article 7 du RGPD indique que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.
  • Droit à la portabilité : selon certaines conditions précisées à l’article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix.
  • Droit d’opposition : en vertu de l’article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez exercer ces droits par l’envoi d’un email à l’adresse : legal@lili.ai . LILI.AI pourra vous demander à cette occasion de fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier votre identité.

En cas de difficultés dans le traitement de leurs données personnelles, les personnes concernées peuvent saisir la CNIL ou toute autorité compétente.

5 – Vos données sont-elles susceptibles d’être transférées hors de l’Union européenne ?

Vos données sont conservées et stockées pendant toute la durée des traitements sur des serveurs situés dans l’Union européenne.

Dans l’éventualité où un client ou un sous-traitant serait situé en dehors de l’Union européenne ou d’un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation, LILI.AI conclura des clauses contractuelles type de la Commission européenne avec ce client ou ce sous-traitant afin d’encadrer les conditions du transfert et de l’accès aux données personnelles.

6 – Quels cookies utilisons-nous ?

Un “cookie”, également appelé “traceur” ou “témoin de connexion” est un petit fichier texte contenant des données qui est stocké sur un terminal (ordinateur, tablette, smartphone…) lorsque vous naviguez sur un site internet. LILI.AI utilise des cookies et d’autres traceurs similaires, tels que des balises et des pixels invisibles sur notre Site Internet pour :

  • vous reconnaître lorsque vous sollicitez une démonstration ;
  • obtenir des informations sur vos préférences, vos déplacements en ligne et votre utilisation d’Internet afin d’établir des statistiques et d’améliorer l’ergonomie de notre Site Internet;
  • effectuer des recherches et des analyses statistiques afin d’améliorer le contenu du Site Internet,;
  • rendre votre expérience en ligne plus fonctionnelle et plus agréable.

Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du Site.

Lorsque LILI.AI utilise des cookies qui ne sont pas strictement essentiels au fonctionnement du Site, ceux-ci ne sont déposés sur le navigateur qu’après acceptation. Les préférences de navigation peuvent être changées à tout moment.

Pour en savoir plus sur la gestion des cookies, LILI.AI vous invite à consulter sa plateforme de gestion des cookies.

7 – Modifications

LILI.AI peut modifier à tout moment la présente politique, afin notamment de se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité(é) à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. Néanmoins, LILI.AI vous tiendra informé(e) de toute modification significative de la présente politique de confidentialité.

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