Privacy Policy
Last update: Feb 22, 2024
At LILI.AI, the protection of your personal data is a priority.
This policy describes the data processing implemented by the company LILI.AI, a company with capital of €10,770.54, registered in the MEAUX Trade and Companies Register, under number 820 982 627, whose head office is located at 2 B Rue Alfred Nobel, 77420 Champs-sur-Marne (hereinafter “LILI.AI”), as part of the use of the website https://lili.ai/ (the “Platform”) and the services provided to our customers.
1 – What is the objective of the Personal Data Protection Policy?
The purpose of this policy is to inform you of the terms by which LILI.AI processes your data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of April 27, 2016 relating to the protection of individuals with regard to the processing of data of a personal nature and the free circulation of these data (the “GDPR”) and Law No. 78-17 of January 6, 1978 relating to data processing, files and freedoms (together the “Applicable Regulations”).
For the purposes hereof, “personal data” or “personal data”, “processor”, “data controller” and “processing” have the meaning set out in Article 4 of the GDPR.
In the context hereof,
the “Website” means the website accessible from the address https://lili.ai/,
“the Tool” means the AI-based documentation analysis tool made available to its customers by LILI.AI.
2 – Who is the data controller?
When you browse our Website and as part of the management of our contractual relationships with our customers, LILI.AI acts as data controller
LILI.AI acts as a subcontractor for its clients, data controllers, when they use its services accessible from the Tool.
3 – What data do we collect?
On what legal basis, for what purposes and for how long do we keep your personal data?
3.1. LILI.AI is the data controller
3.1.1 Nature of the main processing operations provided as data controller and applicable legal bases:
| Purpose | Nature of Data | Duration of Conservation |
|---|---|---|
| List of authorized Users to access the Dashboard | Name, First Name, Position, Employer’s contact information, Professional contact details (email/phone/employer’s name/address), Duration of contract | Duration of contract |
| Collection of consent from Users | Name, First Name, Position, Employer’s contact information, Professional contact details (email/phone/employer’s name/address), Date of consent collection | Until the User withdraws consent and until the end of the contract |
| Management of creation and monitoring of user accounts | Email, Civil status (name, first names, date of birth), Professional address (landline and mobile phone numbers, postal address), Title, Password, Account creation date, Action and connection history, History of selected filters | Duration of contract |
| Pre-filtering of content | Content of emails stored in storage media | Duration of contract |
| Storage/Hosting of data to be audited | Content provided by the client | Duration of contract |
| Analysis of audited data | History and results of searches (content of emails retrieved) | Duration of contract |
| Support | Name, first name, Contact email, Message content, Nature of the difficulty/bug, Data shared during the support request | Duration of contract |
3.2.3 Obligations of LILI.AI as a subcontractorLILI.AI commits to:
- Process the data only for the purpose(s) which is/are the subject of the subcontracting;
- Process the data in accordance with the documented instructions of the data controller appearing in the annex to the contract between them. If LILI.AI considers that an instruction constitutes a violation of the European Data Protection Regulation or any other provision of Union law or the law of the Member States relating to data protection, it will immediately inform the person responsible treatment. Furthermore, if LILI.AI is required to transfer data to a third country or to an international organization, under Union law or the law of the Member State to which it is subject, LILI.AI must inform the controller of this legal obligation before processing, unless the relevant law prohibits such information for important reasons of public interest;
- Guarantee the confidentiality of personal data processed within the framework of the missions entrusted to it;
- Ensure that persons authorized to process personal data:
- undertake to respect confidentiality or are subject to an appropriate legal obligation of confidentiality;receive the necessary training on the protection of personal data;
- take into account, with regard to its tools, products, applications or services, the principles of data protection by design and data protection by default.
4 – What are your rights over your data?
You have the following rights regarding your personal data:
- Right to information: this is precisely why we have written this policy. This right is provided for by Articles 13 and 14 of the GDPR.
Right of access: you have the right to access all of your personal data at any time, under Article 15 of the GDPR. - Right of rectification: you have the right to rectify your inaccurate, incomplete or obsolete personal data at any time in accordance with Article 16 of the GDPR
- Right to limitation: you have the right to obtain limitation of the processing of your personal data in certain cases defined in Article 18 of the GDPR.
- Right to erasure: you have the right to demand that your personal data be erased, and to prohibit any future collection of it.
- Right to lodge a complaint with a competent supervisory authority (in France, the CNIL), if you consider that the processing of your personal data constitutes a violation of the applicable texts, in accordance with article 77 of the GDPR.
Right to define guidelines relating to the conservation, erasure and communication of your personal data after your death. - Right to withdraw your consent at any time: For purposes based on consent, Article 7 of the GDPR states that you can withdraw your consent at any time. This withdrawal will not call into question the legality of the processing carried out before the withdrawal
- Right to portability: under certain conditions specified in Article 20 of the GDPR, you have the right to receive the personal data you have provided to us in a standard machine-readable format and to request its transfer to the recipient of your choice.
- Right to object: under Article 21 of the GDPR, you have the right to object to the processing of your personal data. Please note, however, that we may continue their processing despite this opposition, for legitimate reasons or the defense of legal rights.
You can exercise these rights by sending an email to the address: legal@lili.ai. LILI.AI may ask you on this occasion to provide additional information or documents to prove your identity.
In the event of difficulties in the processing of their personal data, the persons concerned may contact the CNIL or any competent authority.
5 – Is your data likely to be transferred outside the European Union?
Your data is retained and stored for the duration of processing on servers located in the European Union.
In the event that a client or subcontractor is located outside the European Union or a country benefiting from an adequacy decision, LILI.AI will conclude standard contractual clauses of the European Commission with this client or this subcontractor in order to regulate the conditions of transfer and access to personal data.
6 – What cookies do we use?
A “cookie”, also called a “tracker” or “connection cookie”, is a small text file containing data which is stored on a terminal (computer, tablet, smartphone, etc.) when you browse a website. LILI.AI uses cookies and other similar trackers, such as tags and web beacons on our Website to:
- recognize you when you request a demonstration;
- obtain information about your preferences, your online movements and your Internet use in order to establish statistics and improve the usability of our Website;
- carry out research and statistical analyzes in order to improve the content of the Website;
- make your online experience more functional and enjoyable.
Some cookies are strictly necessary for the operation of the Site.
When LILI.AI uses cookies that are not strictly essential to the operation of the Site, they are only placed on the browser after acceptance. Browsing preferences can be changed at any time.
To find out more about cookie management, LILI.AI invites you to consult its cookie management platform.
7 – Modifications
LILI.AI may modify this policy at any time, in particular in order to comply with any regulatory, jurisprudential, editorial or technical developments. These modifications will apply on the effective date of the modified version. You are therefore invited to regularly consult the latest version of this policy. However, LILI.AI will keep you informed of any significant changes to this privacy policy.
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Politique de confidentialité
Chez LILI.AI, la protection de vos données personnelles est une priorité.
La présente politique décrit les traitements de données mis en œuvre par la société LILI.AI, société au capital de 10770.54 €, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de MEAUX, sous le numéro 820 982 627, dont le siège social se trouve au 2 B Rue Alfred Nobel, 77420 Champs-sur-Marne (ci-après “LILI.AI”), dans le cadre de l’utilisation du site Internet https://lili.ai/ (le « Plateforme ») et des services fournis à nos clients.
- Quel est l’objectif de la Politique sur la protection des données personnelles ?
Le but de cette politique est de vous informer sur les modalités selon lesquelles LILI.AI traite vos données en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (le « RGPD ») et la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ensemble la « Règlementation Applicable »).
Pour les besoins des présentes, les « données personnelles » ou « données à caractère personnel », « sous-traitant », « responsable de traitement » et « traitement » ont le sens défini à l’article 4 du RGPD.
Dans le cadre des présentes,
- le « Site Internet » désigne le site internet accessible depuis l’adresse https://lili.ai/,
- « l’Outil » désigne l’outil d’analyse de documentation basé sur l’IA mis à disposition de ses clients par LILI.AI.
2 – Qui est le responsable de traitement ?
Lors de votre navigation sur notre Site Internet et dans le cadre de la gestion de nos relations contractuelles avec nos clients, LILI.AI agit en qualité de responsable de traitement
LILI.AI agit en qualité de sous-traitant de ses clients, responsables de traitement, lorsque ceux-ci utilisent ses services accessibles depuis l’Outil.
3 – Quelles données collectons-nous ? Sur quelles bases légales, pour quels objectifs et pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
3.1. LILI.AI est responsable de traitement
3.1.1 Nature des principaux traitements fournis en qualité de responsable de traitement et bases légales applicables :
FINALITE | NATURE DES DONNEES | BASE LEGALE | DUREE DE CONSERVATION |
Gestion et démarchage des prospects | Nom | Consentement Intérêt légitime | 3 ans après le dernier contact |
Gestion des demandes de contact | Nom, prénoms | Consentement | 3 ans après le dernier contact |
Gestion des relations avec les clients | Nom Prénoms Fonction Informations de contact de l’employeur Coordonnées professionnelles (email/ téléphone/ nom de l’employeur/ adresse) Contenu des échanges (emails, notes de réunion, etc.) | Contrat / mesures précontractuelles | Durée du contrat + 3 mois |
Gestion des relations avec les prestataires et les fournisseurs | Nom Prénoms Fonction Informations de contact de l’employeur Coordonnées professionnelles (email/ téléphone/ nom de l’employeur/ adresse) Contenu des échanges (emails, notes de réunion, etc.) | Contrat / mesures précontractuelles | Durée du contrat |
Analyse statistique de l’utilisation de la solution en vue de son amélioration | Résultats des analyses et difficultés remontées par les Utilisateurs | intérêt légitime | Données anonymisées |
Gestion des demandes d’exercice de droits | Nom Prénoms Coordonnées (email, téléphone, adresse personnelle) Eléments transmis, preuve d’identité Toutes les données collectées sur la personne concernée. | Obligations légales et réglementaires | Durée nécessaire au traitement de la demande |
Traitement des candidatures | Etat civil (civilité, nom, prénoms, date de naissance) Coordonnées (email, téléphone, adresse personnelle) CV/ lettre de motivation Situation professionnelle Scolarité Formation Photographie | Contrat/ mesures précontractuelles | 2 ans |
3.1.2. Destinataires des données traitées par LILI.AI en qualité de responsable de traitement
Seules ont accès aux données traitées,
- Les équipes commerciales de LILI.AI pour les traitements liés à la gestion des relations commerciales ;
- Les équipes de développeur pour les traitements statistiques ;
- Les équipes RH pour le recrutement.
Nos sous-traitants : prestataire d’hébergement, prestataires de mesure et d’analyse d’audience, prestataire de messagerie électronique, outil de gestion des cookies, sont également successibles d’avoir accès à vos données dans le cadre de la sous-traitance.
Vos données ne sont en aucun cas communiquées ou cédées à des tiers.
3.2. LILI.AI est sous-traitant
3.2.1 Nature des principaux traitements fournis en qualité de responsable de traitement et bases légales applicables :
FINALITE | NATURE DES DONNEES | DUREE DE CONSERVATION |
Liste des Utilisateurs autorisés à se connecter au Dashboard | Nom Prénoms Fonction Informations de contact de l’employeur Coordonnées professionnelles (email/ téléphone/ nom de l’employeur/ adresse) | Durée du contrat |
Recueil du consentement des Utilisateurs | Nom Prénoms Fonction Informations de contact de l’employeur Coordonnées professionnelles (email/ téléphone/ nom de l’employeur/ adresse) Date de recueil du consentement | Tant que l’Utilisateur n’a pas retiré son consentement et jusqu’à la fin du contrat |
Gestion de la création et suivi de l’utilisation des comptes utilisateurs | État civil (nom, prénoms, date de naissance) Adresse professionnelle (numéro de téléphone fixe et mobile, adresse postale) Civilité Mot de passe Date de création du compte Historique des actions et des connexions Historique des filtres sélectionnés | Durée du contrat |
Préfiltrage des contenus | Contenus des emails remis dans les supports de stockage | Durée du contrat |
Stockage / Hébergement des données à auditer | Contenu remis par le client | Durée du contrat |
Analyse des données auditées | Historique et résultat des recherches (contenu des emails remontés) | Durée du contrat |
Support | Nom, prénom Email de contact Contenu du message Nature de la difficulté/ du bug Données partagées lors de la demande de support | 1 an |
3.2.2. Destinataires des données traitées par LILI.AI en qualité de sous-traitant
L’analyse des données auditées est effectuée par les salariés et consultants du client.
Les services techniques (support) sont fournis par les équipes techniques de LILI.AI.
Les services qui relèvent de la mise en place de l’accès du client à l’Outil sont de la compétence des équipes commerciales.
3.2.3 Obligations de LILI.AI en qualité de sous-traitant
LILI.AI s’engage à :
- Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance ;
- Traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement figurant en annexe du contrat qui les lie. Si LILI.AI considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, elle en informe immédiatement le responsable de traitement. En outre, si LILI.AI est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel elle est soumise, LILI.AI doit informer le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ;
- Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre des missions qui lui sont confiées ;
- Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel :
▪ s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
▪ reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;
- prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
4 – Quels sont vos droits sur vos données ?
Vous disposez des droits suivants s’agissant de vos données personnelles :
- Droit à l’information : c’est justement la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente politique. Ce droit est prévu par les articles 13 et 14 du RGPD.
- Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données personnelles, en vertu de l’article 15 du RGPD.
- Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes conformément à l’article 16 du RGPD
- Droit à la limitation : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l’article 18 du RGPD.
- Droit à l’effacement : vous avez le droit d’exiger que vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future.
- Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables, conformément à l’article 77 du RGPD.
- Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre mort.
- Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l’article 7 du RGPD indique que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.
- Droit à la portabilité : selon certaines conditions précisées à l’article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix.
- Droit d’opposition : en vertu de l’article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.
Vous pouvez exercer ces droits par l’envoi d’un email à l’adresse : legal@lili.ai . LILI.AI pourra vous demander à cette occasion de fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier votre identité.
En cas de difficultés dans le traitement de leurs données personnelles, les personnes concernées peuvent saisir la CNIL ou toute autorité compétente.
5 – Vos données sont-elles susceptibles d’être transférées hors de l’Union européenne ?
Vos données sont conservées et stockées pendant toute la durée des traitements sur des serveurs situés dans l’Union européenne.
Dans l’éventualité où un client ou un sous-traitant serait situé en dehors de l’Union européenne ou d’un pays bénéficiant d’une décision d’adéquation, LILI.AI conclura des clauses contractuelles type de la Commission européenne avec ce client ou ce sous-traitant afin d’encadrer les conditions du transfert et de l’accès aux données personnelles.
6 – Quels cookies utilisons-nous ?
Un “cookie”, également appelé “traceur” ou “témoin de connexion” est un petit fichier texte contenant des données qui est stocké sur un terminal (ordinateur, tablette, smartphone…) lorsque vous naviguez sur un site internet. LILI.AI utilise des cookies et d’autres traceurs similaires, tels que des balises et des pixels invisibles sur notre Site Internet pour :
- vous reconnaître lorsque vous sollicitez une démonstration ;
- obtenir des informations sur vos préférences, vos déplacements en ligne et votre utilisation d’Internet afin d’établir des statistiques et d’améliorer l’ergonomie de notre Site Internet;
- effectuer des recherches et des analyses statistiques afin d’améliorer le contenu du Site Internet,;
- rendre votre expérience en ligne plus fonctionnelle et plus agréable.
Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du Site.
Lorsque LILI.AI utilise des cookies qui ne sont pas strictement essentiels au fonctionnement du Site, ceux-ci ne sont déposés sur le navigateur qu’après acceptation. Les préférences de navigation peuvent être changées à tout moment.
Pour en savoir plus sur la gestion des cookies, LILI.AI vous invite à consulter sa plateforme de gestion des cookies.
7 – Modifications
LILI.AI peut modifier à tout moment la présente politique, afin notamment de se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité(é) à consulter régulièrement la dernière version de cette politique. Néanmoins, LILI.AI vous tiendra informé(e) de toute modification significative de la présente politique de confidentialité.